Отделы и управления

Задачи и функции архивного сектора.

Архивный сектор руководствуется Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Россиской Федерации».

Основными задачами и функциями сектора архива являются:

Управление архивным делом от лица Администрации на территории Чучковского муниципального района.

Обеспечение сохранности, комплектование и учет документов Архивного фонда Рязанской области, находящихся на хранении в секторе архива; представление в главное архивное управление Рязанской области необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов Архивного фонда Рязанской области.

Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и представления Администрации и реализации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.

Сектор архива обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Рязанской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Чучковского муниципального района и Рязанской области;

научно-технической документации на бумажных носителях;

учетных документов, необходимых для работы сектора архива.

Комплектование сектора архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение для Чучковского муниципального района, в т.ч.:

составление списков учреждений - источников комплектования сектора архива, утверждаемых главой администрации муниципального образования Чучковский муниципальный район, и одобряемых главным архивным управлением Рязанской области, систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного срока хранения в сектор архива

проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе архива

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между главным архивным управлением Рязанской области и федеральными организациями, включая:

проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования сектора архива, находящихся на территории Чучковского района;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования сектора архива и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление на утверждение в главное архивное управление Рязанской области описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, входящих в список учреждений предполагаемых источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу.

изучение и обобщение практики работы с документами в организациях района, распространение положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам постановки делопроизводства;

организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов;

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций Чучковского муниципального района о составе и содержании документов сектора архива, исполнение запросов граждан и учреждений на документной основе;

организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка материалов для СМИ;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, жалоб граждан, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора архива;

В соответствии со ст. 15 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в секторе архива ведется в соответствии с правилами, разработанными Росархивом – специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Осуществление контроля за деятельностью межведомственного архива документов по личному составу, входящего в состав сектора архива.

Составление годовых, перспективных планов работы сектора архива, утверждение их в установленном порядке в Администрации.